新开办〔2018〕4号

各有关部门，关堤乡、振中街办事处，有关派驻机构：

　　新乡高新区机关会议室包括火炬园综合楼212会议室、五楼中区第一会议室、第二会议室、第三会议室和多功能厅，是高新区召开会议、开展重要活动的场所，由区管委会办公室统一管理，并指派专人负责。为进一步规范会议室的使用和管理，现就有关事项通知如下：

　　一、会议室使用范围

　　1.区党工委、管委会、机关各部门、关堤乡、振中街办事处各项工作会议。

　　2.来区调研、检查、指导工作的上级部门安排的会议和活动。

　　3.区招商引资、商务洽谈活动。

　　4.各职能部门承办的其他重要会议、重要活动。

　　5.驻区单位、企业重要会议和活动。

　　二、会议室申请使用程序

　　1.区党工委、管委会部署的各项会议及大型活动，由区管委会办公室统一安排。

　　2.机关各部门、关堤乡、振中街办事处组织的会议和活动，承办部门确定联系人，提前向区管委会办公室说明会议名称、规模、使用时间、参加领导等，由区管委会办公室统筹安排。

　　3.驻区单位或企业重要会议和活动，须向分管领导或主管局(办)提出申请。提前3天填写会议室使用申请表，逐项填写会议名称、规模、使用时间等，经分管领导或主管局(办)主要负责人签字后，报区管委会办公室主任批准，由办公室统筹安排。未履行手续的不能使用会议室。

　　4.如申请使用会议室的时间和地点发生冲突，由区管委会办公室协调解决。

　　5.各部门在使用会议室前，应派专人到区管委会办公室领取钥匙，使用后应及时归还，以免影响其他会议、活动的使用。

　　三、会场布置及服务

　　本着“谁使用谁布置和服务”的原则，由使用部门负责会场布置(接待和服务)工作，负责使用时间内的室内管理。

　　1.不得随意移动桌椅位置，改变布局(确需移动的，须经区管委会办公室同意，并于会议结束后恢复原状)。

　　2.不得乱挂标语(确需悬挂的，须经区管委会办公室同意，由会议室管理人员指定位置悬挂，并于会议结束后摘除带走)。

　　3.会议结束后负责卫生清理工作，并需关闭音响(规范整理音频和视频线)、投影(遥控器放回固定存放位置)、电子屏、灯光、空调电源，关好门窗。

　　四、会议室设施管理

　　会议室音响、投影仪、显示屏、桌椅等设施由区管委会办公室统一管理，使用部门需要调试、使用音响设备，请与区管委会办公室联系，由会议室管理人员指导使用，不得随意改变音响和显示屏调控系统。如因上述情况影响其他会议使用或产生维修费用的，由使用单位承担。

　　会议室内物品属区管委会资产，任何个人和单位不得擅自带出和挪作他用。如有损坏或遗失，由使用部门照价赔偿。会议室使用期间的安全责任，由承办部门负责。

　　附件：1.新乡高新区管委会机关会议室使用申请表(用于驻区单位、企业)

　　      2.新乡高新区管委会机关会议室查检表

　　2018年1月30日